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机关档案治理划定（下）

2020年02月26日 09:12点击：次　作者：　来源：

第四章治理要求

第一节一般划定

第二十三条 机关档案包括：

（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

（三）照片、录音、录像等音像档案；

（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

（六）其他档案。

前款（一）（二）（三）项包括古板载体档案和电子档案两种形式。电子档案与古板载体档案具有同等效力。

第二十四条 机关全部档案组成一个全宗�；亓ナ艄叵怠⒚票⒈涓锏虑樾灾屎椭饕滴窆婺Ｎ幢涓锏�，维持原全宗稳定�；赜Φ苯⒉雌谕晟迫诰�。全宗卷应当包括全宗配景、档案状况、事情制度、治理纪录等内容，体例要求凭据《全宗卷规范》（DA/T12）执行。

第二十五条 机关档案治理应当做到收集齐全完整，整理规范有序，保管宁静可靠，鉴定准确实时，利用简捷便当，开发实用有效。涉及国家秘密档案的治理应当切合保密治理的相关划定。

第二节形成与收集

第二十六条 机关履行职责历程中应当凭据有关程序和要求形成归档文件质料�；匕旃远推渌滴裣低秤Φ敝С中纬汕泻弦蟮墓榈滴募柿�。

文件质料形成时，应当接纳耐久、可靠、满足恒久生存需求的纪录载体和纪录方法。

归档文件质料应认真实、准确、系统，文件质料组件齐全、内容完整。

第二十七条 机关文书或业务部分应当实时收集形成的归档文件质料，交本部分指定人员保管。下列文件质料应当纳入收集规模。

机关在日常公务运动中形成的归档文件质料；机关设立临时机构处理专项事情、处理突发事件、举办重要运动等形成的归档文件质料；机关担负重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件质料；机关所属机构取消形成的归档文件质料；机关向社会和个人征集的、与机关有关文件质料等。

第二十八条 机关应当体例本单位文件质料归档规模和档案保管期限表，经同级档案行政治理部分审查同意后施行�；啬诓炕够蚴虑橹澳鼙⒈涓锸庇Φ笔凳毙薅�，经重新审查同意后施行。

文件质料归档规模和档案保管期限表应当全面、系统反应机关主要职能运动和基本历史面貌。人事、会计文件质料的归档规模和档案保管期限从其专门划定。

机关所属机构文件质料归档规模和档案保管期限表报机关审查同意后施行。

第二十九条 文书档案的收集规模凭据《机关文件质料归档规模和文书档案保管期限划定》制定执行。

会计、科研、基建档案收集规模应当划分切合《会计档案治理步伐》、《科学技术研究课题档案治理规范》（DA/T2）、《建设项目档案治理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案治理暂行步伐》划定。

照片档案的收集规模应当切合《照片档案治理规范》（GB/T11821）和《数码照片归档与治理规范》（DA/T50）划定。其他门类档案收集规模凭据国家相关划定执行。

第三十条 电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当切合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案治理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据计划》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据计划》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据计划》（DA/T63）等划定。

第三节整理与归档

第三十一条 机关应当凭据本划定第二十三条制定统一的档案分类计划。差别门类、载体或形式的档案的分类要领应当协调呼应，便于档案的统一治理和利用。分类计划一经确定，应当坚持一致，不得随意变换。

机关档案分类计划一般接纳年度、机构（问题）、保管期限平分类项进行复式分类，有专门划定的，从其划定。

第三十二条 机关档案整理应当遵循文件质料的形成纪律，坚持文件质料之间的有机联系，区分差别价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合治理。

文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理�？萍嫉蛋浮⑷耸碌蛋浮⒒峒频蛋敢话阋跃砦ノ唤姓�。其他门类档案凭据需要以卷或件为单位进行整理。整理要领划分凭据相应要求执行。

第三十三条 机关档案应当逐卷或逐件体例档号。档号应当指代简单，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应当切合《档号体例规则》（DA/T13）、《归档文件整理规则》（DA/T22）和《数字档案室建设指南》要求，差别载体或形式的档号体例要领应当协调呼应。

机关档案门类宜凭据文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，凭据科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。专业档案凭据相关划定设置二级门类代码。

第三十四条 机关档案应当体例检索工具，满足手工检索和盘算机检索需要。

机关档案应当凭据《档案著录规则》（DA/T18）进行著录。古板载体照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录配景、人物、来源等信息。档案著录应当与目录体例、元数据收集等事情和要求协调对应。

第三十五条 机关档案经文书或业务部分整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部分归档；接纳办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊划定的，从其划定。归档时交接双方凭据归档目录清点核对，并履行交接手续�；氐蛋甘迪炙姘焖婀榈�，还应当按划定履行挂号手续，纪录电子文件归档历程元数据。任何部分和人员不得将应归档文件质料据为己有或拒绝归档。

第三十六条 归档文件质料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章凭据划定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。

满足本划定第五章划定且不具有永久生存价值或其他重要价值的电子文件，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。

第四节保管与�；�

第三十七条 机关应当凭据档案载体的差别要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体宁静和信息宁静�；赜Φ敝贫ǖ蛋钢卫碛痹ぐ覆雌谧橹萘�，以应对突发事件和自然灾害。档案治理应急预案应当纳入机关总体应急预案。

第三十八条 机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护事情�？夥课率扔Φ鼻泻稀兜蛋腹萁ㄖ杓乒娣丁罚↗GJ25）划定。

档案库房不得存放与档案保管、�；の薰氐奈锲�。

第三十九条 档案事情人员应当监测和纪录库房温湿度，凭据需要接纳步伐调理；按期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；按期清扫除尘，坚持库房清洁；按期接纳步伐，防治鼠虫霉等。

第四十条 机关档案部分应当按期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，按期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发明问题应当实时处理，并建立检查和处理情况台账。

第四十一条 档案事情人员应当实时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当坚持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好挂号和检查事情，须要时进行复制备份，做出修复说明。

第四十二条 机关应当为档案事情人员配备劳动�；び闷�，制止档案治理历程中有毒有害物质损害健康。

第五节鉴定与销毁

第四十三条 机关应当按期对已抵达保管期限的档案进行鉴定处理。鉴定事情应当在档案事情协调机制下进行，由办公厅（室）卖力人主持，档案部分会同相关业务部分有关人员组成鉴定小组配合开展，须要时可邀请相关领域专家加入。鉴定结束后，应当形成鉴定事情报告。对仍需继续生存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无生存价值的档案，应当按划定予以销毁。

第四十四条 经鉴定可以销毁的档案，应当凭据以下程序销毁。

（一）机关档案部分体例档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案事情协调机制报请审核批准；

（二）机关分担档案事情的单位卖力人、办公厅（室）卖力人、档案部分卖力人、相关业务部分卖力人、档案部分经办人、相关业务部分经办人在档案销毁清册上签署意见；

（三）机关档案部分组织档案销毁事情，并与相关业务部分派合派员监销。监销人在档案销毁前，应当凭据档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久生存。

第四十五条 档案销毁应当在指定场合进行。

电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场合销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在治理历程元数据、审计日志中自动纪录销毁运动。

涉密档案的销毁应当切合《国家秘密载体销毁治理划定》。

第六节利用与开发

第四十六条 机关应当积极开展档案利用事情，建立健全档案利用制度，凭据档案的密级、内容和利用方法，划定差别的利用权限、规模和审批手续�；乇９艿牡蛋付酝馓峁├玫�，需经本单位卖力人批准。

利用档案应当履行查阅手续，进行档案查阅挂号和利用效果反响纪录。档案事情人员应当对利用运动实时跟踪和监督。

第四十七条 机关应当凭据《中华人民共和国政府信息果真条例》等有关划定，实时向同级国家综合档案馆提供主动果真的政府信息文件资料。

第四十八条 机关应当积极推进档案信息开发事情，接纳体例全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件搜集，以及举办摆设展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷治理。

第四十九条 机关应当积极接纳数据剖析、文本挖掘等新要领，扩展档案开发的力度和深度。

第七节统计与移交

第五十条 机关应当建立完善统计事情，对所保管档案情况、档案年度收支库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案事情人员情况、档案业务社会化效劳等情况按期统计并建立完备的台账。

统计结果应认真实、准确、完整，支持以可视化方法显示，便于统计剖析。

第五十一条 机关应当体例档案事情情况统计年报，汇总剖析当年档案事情情况形成年度报告，报送同级档案行政治理部分、上级档案部分�；赜Φ痹銮慷缘蛋甘虑楸涓锴榭龅钠饰�，为决策提供参考。

第五十二条 机关应当凭据国家划定按期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案时，应当同时移交检索工具、编研结果。古板载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交�；叵蚬易酆系蛋腹菀平磺�，应当凭据相关划定做好移交档案的密级变换或解除事情，并提出划控与开放意见。

第五十三条 电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交，也可按本划定第五十二条与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。

电子档案移交可以接纳在线移交或离线移交。在线移交应当通过档案行政治理部分指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置宁静可靠步伐的互联网移交。

电子档案移交后，机关继续留存的，应当凭据档案治理的要求进行治理。

第五十四条 机关取消或合并的，档案移交凭据下列步伐进行。

（一）取消机关的档案，应当由有关主管机关代管或凭据划定向同级国家综合档案馆移交；

（二）取消机关的业务划分划归几个机关的，其档案不得疏散，可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交；

（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案应当移交给合并后的机关代管或向同级国家综合档案馆移交；

（四）机关所属机构取消的，其档案由主管机关代管，属于国家综合档案馆接收规模的可凭据划定向同级国家综合档案馆移交。

第五章信息化建设

第五十五条 机关应当增强档案信息化事情，将机关档案信息化事情纳入机关电子政务和信息化总体计划。

机关档案信息化事情应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。

第五十六条 机关应当开展数字档案室建设，统筹古板载体档案数字化、电子文件归档与电子档案治理事情。数字档案室建设凭据《数字档案室建设指南》执行。

第五十七条 机关应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化事情。

档案数字化应当切合真实性治理要求，数字化历程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当坚持原貌并纳入电子档案治理系统统一治理。

第五十八条 纸质档案数字化凭据《纸质档案数字化规范》（DA/T31）执行，录音录像档案数字化凭据《录音录像档案数字化规范》（DA/T62）执行。其他古板载体档案数字化参照有关划定执行。

机关应当积极实施纸质档案数字复制件的全文识别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。

第五十九条 机关应当开展室藏古板载体档案目录数据库建设，数据库质量切合《档案著录规则》（DA/T18）等标准规范要求。

各门类古板载体档案目录数据应当与相应数字化元数据、电子档案治理系统相应元数据库融合治理。

第六十条 机关应当建立电子文件归档与电子档案治理制度，凭据《电子文件归档与电子档案治理规范》（GB/T18894）确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案治理事情。

第六十一条 机关配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、宁静包管系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的治理需要并适当冗余、便当扩展。

机关档案部分应当配置独立的专业效劳器和专用存储设备。效劳器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求。

机关在电子政务云或自建私有云上建设电子档案治理系统的，其盘算资源、存储资源和宁静防备等应当满足电子文件和电子档案治理要求。不得使用电子政务云之外的其他公有云存储治理电子文件、电子档案。

第六十二条 机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类计划、归档规模与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理事情，实施预归档。

电子档案治理系统应当功效完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性治理要求。电子档案治理系统基本功效和可选功效应当参照《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价步伐》、《电子文件治理系统通用功效要求》（GB/T29194）以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。

电子档案治理系统品级�；げ坏玫陀诙侗曜�，分级�；て芳队Φ庇氲缱拥蛋缸罡呙芗断嗍视�。使用电子政务云效劳的，应当与电子政务云治理机构明确宁静治理责任。

第六十三条 电子档案的文件花样和质量应当切合标准要求，元数据应当齐全完整，满足恒久生存和同级国家综合档案馆进馆要求。

第六十四条 机关应当为电子档案宁静存储配置在线存储系统。在线存储系统应当实施容错技术计划，按期扫描、诊断存储设备。

第六十五条 机关应当制定电子档案备份计划和战略，接纳磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。具备条件的，应当对电子档案进行近线备份和容灾备份。

机关应当凭据需要制定电子档案转换与迁移计划和战略，转换与迁移运动应当记入电子档案治理历程元数据。

第六十六条 机关应当统筹开展古板载体档案数字化、电子文件归档与电子档案治理的宁静保密事情，接纳有效步伐严防信息改动、丧失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案治理应当严格遵守保密划定。

第六章奖励与处分

第六十七条 有下列情形之一的，由县级以上档案行政治理部分单独或联合有关部分，或由本单位给予表扬奖励。

（一）档案收集、整理、移交做出显著结果的；

（二）档案保管、�；ず拖执卫碜龀鱿灾峁�；

（三）档案利用、开发取得突出效果的；

（四）档案学理论研究、档案科研做出重要孝敬的；

（五）同违反档案执法、规则的行为作斗争，体现突出的；

（六）从事专（兼）职档案事情满15年的。

第六十八条 有下列行为之一的，由县级以上档案行政治理部分责令限期纠正；情节严重的，由有关主管部分对机关直接卖力的主管人员和直接责任人员依法给予处分；组成犯法的，依法追究刑事责任。

（一）机关未统一治理机关档案或未按划定形成、收集档案的；

（二）机关未按划定设置档案事情机构或未指定档案事情卖力部分，未按要求配备专（兼）职档案事情人员的；

（三）将机关应当归档的文件质料据为己有，拒绝移交机关档案部分的；

（四）档案治理不切合档案宁静�；ひ蟮�；

（五）拒不凭据国家划定向国家综合档案馆移交档案的；

（六）明知所生存的档案面临危险而不接纳步伐，造成档案损失的；档案事情人员、对档案事情负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

地点：兰州新区栖云山路751号电话：0931-8252565 邮箱：lzxqsh@163.com  下载专区

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